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ビジネスチャットとは? 業務効率を上げる便利な使い方

ビジネスチャット 便利な使い方

近年、ビジネスでのコミュニケーションツールとして耳にすることが多くなってきた「ビジネスチャット」。 働き方改革が進む中、在宅勤務(テレワーク)にはもちろん社内チャットでの便利さも期待されており、年々普及が進んでいます。
弊社では、社内スタッフ同士の連絡をはじめクライアント様との連絡もビジネスチャットを使用しています。
簡単にいうと「業務で使うにはメールより何倍も便利なツール」です。


ビジネスチャットとは

LINEやFacebookなどのSNSのように気軽なやりとりができるだけでなく、タスク管理やビデオ会議など業務ツールもあわせもつコミュニケーションツールです。
メールのように挨拶なども決まりがなく、手軽に連絡ができるためコミュニケーション量が増えるメリットがあります。


メールとの違いとは?

会社で使用する連絡ツールといえば、メールや電話が主流でした。 メールを送る場合は、宛先から件名、挨拶などマナーが定着しており、短い要件であっても準備に案外時間がかかっていました。
ビジネスチャットであれば、メールのようなマナーは不要で最低限のあいさつの後すぐにメインの要件を伝えることが出来ます。

また、ビジネスチャットの中には銀行と同じレベルのセキュリティ水準を誇るものや、個人情報保護基準を遵守しているツールがあります。 これを利用すればセキュリティ面も安心といえます。 (もちろんIDとパスワードを一緒にメッセージ送信するようなことはお勧めできません)


ビジネスチャットツール

現在、さまざまなビジネスチャットツールが登場しています。 導入を悩んでいるのであれば、使用制限はありますが無料で使用できるツールでためしに利用してみるのも良いですね。
現在は、ビジネスチャットツールの中でも以下の2つが人気です。ビジネスチャットツールを比較するサイトは複数あるので、ここでは触れません。
参考:ビジネスチャット機能比較おすすめ10選!そのメリットとは?|投稿|日報共有アプリ gamba! ガンバ(https://www.getgamba.com/guide/archives/18336)

弊社では現在チャットワークを利用しています。 チャットワークを選んだ理由は、スラックよりもチャットワークの方が使い慣れていない方やITに詳しくない方でも慣れるのが早く、お客様にもお勧めしやすいからです。

Chatwork(チャットワーク)

chatwork

https://go.chatwork.com/ja/

slack(スラック)

slack

https://slack.com/intl/ja-jp/


ビジネスチャットの便利な使い方

ビジネスチャットの場合は、メールでの形式的な文章が不要です。メールよりもやり取りが気軽なでレスポンスが早い上に、「どの質問」に対しての「回答」何か明確にすることが簡単です。
メールやSNS同様にスマホアプリもあるため、外出先でも簡単に連絡することが出来ます。

気軽さでいえばLINEやSNSも有効といえますが、重要な書類や顧客情報などをやり取りするのは危険です。
誤送信やアカウント乗っ取りの恐れ、プライベート用ツールのため上司の管理権限もありません。 ビジネスチャットのログイン時に二段階承認が採用されていたり管理権限者によるチャットの参加者の設定できたり、セキュリティ対策もしっかりしていることでビジネスでも安心して利用できます。

弊社ではチャットワークを利用しています。在宅スタッフとの業務連絡や資料送付もできますし、ビデオ通話により複数人での会議も可能です。
また、打ち合わせなどの日程を決めるときにも、チャットで素早く予定を伝えられるためメールよりも早く決められます。ビジネスチャットの便利な使い方を紹介します。


ビジネスチャット上で「タスク管理」

チャット内で依頼された内容を「タスク化」することができ「担当者」と「期限」を設定できるため、作業漏れや納期遅れがなくなります。 また、完了後は「完了」とすることで、チャットに通知が入るため双方で確認することが出来ます。


返答が明確にできる「引用」

簡単なやりとりだからこそ、会話が多くなりがちです。そのため、場合によってはどの質問に対しての回答なのかわからないということもあります。 しかし、ビジネスチャットの場合は「引用」を使うことで、過去の会話を引用してそれに大した回答であることを簡単に表示できます。


送信後のメッセージを「編集」

メールやLINEなど、送信した後に文章を修正することはできません。
間違った情報つたえてしまったり宛先を間違えてしまったり、あってはいけないのですが誰も一度は経験するミスが誤送信です。 しかし、ビジネスチャットであれば送信後に万が一メッセージに不備があったとしても修正ができます。


メッセージと一緒に「データ送信」

ビジネスチャットであれば、データの送信も簡単です。また、先方にデータが届いた後はチャット上のデータを削除することも可能です。


遠方の人とも顔を見て打ち合わせができる「ビデオ通話」

スカイプの通話ツールと同様にビジネスチャット内で通話ができます。 今までは訪問をしていた打ち合わせや、遠方のクライアント、在宅スタッフ同士の会議など、普段顔を合わせない人ともビデオ会議することが出来ます。



ビジネスチャット導入で業務効率を上げる

弊社では、クライアントにもビジネスチャットに入ってもらうようにしています。 そうすることで、メールよりもやり取りに時間がかからず業務効率が良くなります。
また、チャットの部屋を分けることができ、その部屋に参加する人も管理できるため担当者分けも簡単です。

弊社とのやりとりでビジネスチャットを使用したことにより、社内のやりとりをビジネスチャットに変更したクライアント様もいます。
ビジネスチャットの中には、慣れていない人でも直感的に使いやすいものもあるので、まずは無料版で導入することをおすすめします。

「慣れているメールでいいよ、よく分からないからやめておく」という方も多い方思います。
ただ、そこでチャットを導入している企業と、引き続きメールのみを利用する企業との間に業務効率において差が発生します。

メール、チャットなどの連絡手段は毎日、常に利用します。そういった部分の効率化を疎かにすると、将来的には大きなマイナスにつながります。
常に現状を改善するために、良い方法を模索してきたいですね。



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