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電子契約サービスとは? 収入印紙が不要ってホント?各サービスの特徴と比較

電子契約とは

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、テレワークが推奨されるようになり会議や飲み会なども画面越しに行われるようになってきたこの頃。
これまでは出社や対面での対応が当たり前とされてきたものも、世の中の変化に合わせて認識が変わりつつありますね。

契約書の取り交わしについても、紙と印鑑による契約締結が当たり前として行われてきましたが、紙での契約書のやりとりは印紙税がかかることや製本・郵送の手間がかかることもあり、それらのコストや手間が不要な電子契約の導入を検討されている企業や個人事業主の方も多いのではないでしょうか。

電子契約とはどういったものなのか、書面契約との違いやメリット・デメリットなど各電子契約サービスの特徴と共にご紹介いたします。


電子契約とは

電子契約とは

契約とは法的に保護される約束であり、自分(自社)と相手(取引先企業等)が合意することで法的な権利、義務関係が発生する行為です。

この合意内容を紙の契約書で作成し残すものが、従来の書面契約でした。
書面にて契約を交わす書面契約は広く普及していますが、印紙税がかかる、郵送等の手間がかかるなどのデメリットがありました。

これらのデメリットを克服する新たな契約方法として近年注目されているのが電子契約です。


電子契約(でんしけいやく)とは、契約のなかで、合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用い、かつ合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用するものをいう。

電子帳簿保存法や電子署名法などの法的環境の整備、電子署名・タイムスタンプなどの技術的環境の整備、さらには印紙税削減などを求める企業ニーズを背景に、主に企業間(BtoB)取引の手段として近年急速に普及が進んでいる。

引用元:フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』 電子契約

そして、電子契約を行うためのシステムを提供しているのが電子契約サービス(電子契約システム)です。各社、様々なサービスを提供しており利用料金やプラン内容も多岐に渡ります。
各社の電子契約サービスの特徴、比較については記事後半で詳しくご紹介いたしますのでご参照ください。

書面契約と電子契約の違いは?

書面契約と電子契約の違いは?

従来の書面契約と電子契約での違いとしては、下記のようなものが挙げられます。

電子契約なら・・

  • リアルな展示会に比べて低コストですむ場合が多い(会場やブース等のレンタル費用が抑えられる)
  • 印紙税がかからない(収入印紙不要)
  • 契約書の物理的な保管場所を必要としない
  • 郵送の手間がないため、送付・返送による待ち時間がなくなる
    (契約締結までが短期時間で済む)
  • 本人性の担保を電子契約の場合は電子署名、電子証明書で証明
    (書面契約の場合は印鑑証明書、署名などで証明)
  • タイムスタンプ(デジタルタイムスタンプ)で書類の改ざんを防止

電子契約のメリットとして注目されることが多いのが、印紙税が不要だという点です。

書面契約であれば印紙税がかかるため収入印紙を準備する必要がありますが、電子契約ですと印紙税はかからず収入印紙は不要です。
そのため印紙税分を経費削減でき、また収入印紙を準備する手間も省くことが出来ます。

参考:参議院 質問主意書


印紙税とは

印紙税(いんしぜい)は、印紙税法(昭和42年5月31日法律第23号)に基づき、課税物件に該当する一定の文書(課税文書)に対して課される日本の税金。

引用元:フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』 印紙税

書面契約ではサイン(署名)や印鑑証明書で行っていた本人性の確認を、電子契約では電子署名、電子証明書で行うことができ、また改ざんの防止をタイムスタンプで行うことが出来ます。


電子署名とは

電子署名(でんししょめい)とは、電磁的記録(電子文書)に付与する、電子的な徴証であり、紙文書における印章やサイン(署名)に相当する役割をはたすものである。主に本人確認や、改竄検出符号と組み合わせて偽造・改竄(かいざん)の防止のために用いられる。

引用元:フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』 電子署名

タイムスタンプとは

ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。
タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。

引用元:総務省 国民のためのセキュリティサイト 『タイムスタンプとは?』

電子契約のメリット・デメリット

電子契約のメリット・デメリット

電子契約のメリットやデメリットとして、下記のようなものが挙げられます。

メリット

  • 印紙税がかからない
    (収入印紙が不要になるため経費削減、また収入印紙を準備する手間も省くことが出来る)
  • 切手代、封筒代、インク代などの経費削減
  • 契約書印刷、製本作業、郵送準備などの業務に割いていた時間を削減できる
  • 郵送を待つあいだのタイムロスがなくなる。契約締結までのスピードアップが図れる
  • 契約書の保管スペースが不要になる
  • コンプライアンス強化に繋がる
    (書面契約書と違いオフィスや倉庫での保管ではなく、サーバーへ保管するため紛失・破損といったことも防げる。災害時等も安心)

デメリット

  • 利用件数や導入するプランによって電子契約サービスの利用料金がかかる
  • 導入するサービスによっては、取引先様にも電子契約サービスへの加入をお願いする必要が出てくる
    取引先様へ協力を仰ぐ必要もあるため、新規の取引先様が多い、取引先様が電子サービスの利用にあまり明るくないなど場合によっては、紙での契約締結よりハードルが高いと感じる可能性も・・

メリットの多い電子契約ですが、導入するにあたっては注意すべき点もあります。
例えば契約の中には、法令により書面で契約、保存することが義務づけられているものもあります。
電子契約はすべての書面契約に代わって導入できるというものではないため、自社で取り扱う契約は電子契約が可能な契約かどうかを事前に確認する必要があります。

▼書面での契約が義務づけられている契約例

・定期借地契約

・定期建物賃貸借契約

・投資信託契約の約款

・労働者派遣個別契約  など


電子契約サービスの選び方 選定時に気にするべきポイントは?

電子契約サービスの選び方 選定時に気にするべきポイントは?

電子契約サービスを提供する会社は多くあり、選定の際には何を気にして選べばいいのか迷いますよね。
電子契約サービスを選定する際に気にするべきポイントとして、下記のようなものが挙げられます。

ポイント1. まずはサービス導入の目的を明確に

何か新しいサービスの導入を検討している場合、解消したい悩みや課題があることと思います。
電子契約サービスの導入によって解消したい御社の悩みは何でしょうか?
電子契約サービスとひとくちにいっても、サービス内容や特徴、予算感はサービス提供会社によって異なります。

電子契約サービス導入によってどんな問題・悩みを解消したいのか、目的をはっきりさせることでその悩みを解消するためにどんな機能が必要か、どれくらいの経費を割くことが可能か、など見えてくるものがあるかと思います。

各社のサービスを比較検討して取捨選択する際の指標になりますので、まずは自社のサービス導入の目的を改めて明確にしておきましょう。

ポイント2. セキュリティ対策は万全?

万が一にも、契約内容が漏えいまたは改ざんされるようなことがあれば大問題です。
自社の信用を大きく損なうことにもなりかねません。そういったトラブルを防ぐためにも、セキュリティ対策は重要といえます。

暗号化がされているか、改ざん防止のタイムスタンプ機能が導入されているかといったことから、内部向けのセキュリティとしてアクセス制限の設定や操作ログの取得が出来るかなど、検討しているサービス提供会社ではどのようなセキュリティ対策がとられているかを事前に確認することが大切です。

ポイント3.必要とする機能はすべて使用可能?

電子契約サービスには電子署名機能、タイムスタンプ機能など様々な機能があります。

▼電子契約サービス 機能一例

・電子署名機能

・タイムスタンプ機能

・タスク管理機能

・テンプレート機能

・契約書保管、検索機能  など


同じ会社の提供するサービスであっても、契約するプランによって使用できる機能の範囲が異なる場合も多くあります。
中にはお試し的に無料プランを設けているサービスもありますが、利用できる機能や月あたりの契約件数に制限があるものがほとんどです。

自社に必要なのはどういった機能か、検討しているサービスは必要とする機能をすべて提供しているか、検討しているプラン料金内ですべて使用が可能かどうかを事前に確認する必要があります。

ポイント4.導入後、契約時のフローは? 自社の取引先様に合っているか?

サービスによって、契約締結までに必要な準備や工程数は様々です。
取引先様のメールアドレスさえあれば契約締結できる、というものから自社だけでなく取引先様にもサービスへ登録していただきアカウントを取得してもらう必要があるものもあります。

メール認証による本人確認のみで契約締結が可能な電子契約の場合、BtoC取引やライトな契約に向きます。

一方、お互いにアカウントの取得が必要な電子契約ですと、電子証明書型を採用しているなど安全性・信頼性が高いというメリットはありますが1回きりの新規契約が多い、取引先に手間をかけさせたくない、という企業にとっては導入のハードルが高いと感じるかもしれません。

自社はどういった契約を結ぶことが多いか、その電子契約サービスを導入した後の作業フローはどうなるか(取引先様にはどの程度の負担をお願いすることになるのか)事前に確認しておきましょう。

ポイント5.利用料金は?

新たなサービスを導入する際、費用がどのくらいかかるのかということは重要ですよね。

電子契約サービスの利用料金に関しては、多くのサービス提供会社で月額いくら、という定額プランを設けています。
月額数万円かかるサービスから、使用できる機能や月あたりの契約件数に制限があるものの月額無料プランを設けているサービスもあります。

契約件数が少ない、有料プランを検討しているがまずは使い勝手などお試し的に使用してみたい、という場合には月額無料プランから始めてみるのもいいかもしれません。

また、利用料金を確認する際には必要な機能すべてが月額料金内で使用可能か、都度別料金が発生するかどうかということを事前に確認することをおすすめします。
電子契約サービス導入によって減る社内の手間や経費と、新たにかかるサービス利用料金とを天秤にかけて検討する必要があります。


電子契約サービス 各社の特徴と比較

電子契約サービスを提供する会社は多数あります。各社の特徴と比較は以下の通りです。

WAN-Sign

EventHub

株式会社ワンビシアーカイブズが提供する電子契約サービス。
メール認証による本人確認のみで署名が可能な電子契約があり、メールアドレスさえあれば締結できるためBtoC取引やライトな契約にも向く。
締結の認証レベルを変えることができるため、電子証明書とメール認証によるハイブリッド締結も可能。

WAN-Sign の公式サイトはこちら

クラウドサイン

MASE Event Terminal

弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービス。
全ての基礎機能を利用できる「Standard」プランは月額1万円から利用することができ、基礎機能にプラスしてインポート機能を利用できる「Standard plus」プランは月額2万円からの利用が可能。テンプレート機能や検索機能があり、契約書名や企業名、日付や金額等、さまざまな条件で検索することができる。

クラウドサイン の公式サイトはこちら

NINJA SIGN

MASE Event Terminal

株式会社サイトビジットが提供する電子契約サービス。
機能をお試し出来る無料プランから有料のプランまで5つの料金プランがあり、必要とする機能に応じて料金プランを選択することが出来る(タイムスタンプ機能は有料版のみ利用可能)。また、直感的でわかりやすいユーザーインターフェースを採用していることで社内のみならず契約先担当者にもスムーズに利用してもらうことが可能。

NINJA SIGN の公式サイトはこちら

BtoBプラットフォーム 契約書

MASE Event Terminal

株式会社インフォマートが提供する電子契約サービス。
BtoB専門で20年の実績を持ち、お試しの無料プランでも電子署名+タイムスタンプ機能を使用することが可能。ワークフローシステムで社内稟議も電子化することが出来る。

BtoBプラットフォーム 契約書 の公式サイトはこちら

GMO電子印鑑Agree

MASE Event Terminal

GMOクラウド株式会社が提供する電子契約サービス。
無料の「お試しフリープラン」では契約印タイプ(電⼦署名)を利用することが出来、有料の「契約印&実印プラン」では契約印タイプ(電⼦署名)と実印タイプ(⾝元確認済み ⾼度電⼦署名)の両方の署名方法を利用しての契約が可能。

GMO電子印鑑Agree の公式サイトはこちら

上記でご紹介した以外にも、電子契約サービスを提供している会社は多数あります。
また上記でご紹介した各サービスの解説はあくまで各社の一部サービスのご紹介です。同じ会社の提供しているサービスであってもプランによって内容は変わってきますので、詳細はぜひ各社の公式サイトをご参照ください。

まとめ

電子契約サービスは、導入することで契約書の製本作業や郵送業務などの手間を削減し、印紙税といったコストをなくすことが出来ます。
また、郵送を待つあいだのタイムロスもなくなり、契約締結までのスピードアップを図ることも可能です。

ご紹介してきたとおりメリットも多い電子契約ですが、電子契約サービス導入にあたっては利用料がかかります。かかるコストと得られるメリットの両方を天秤にかけて、まずは電子契約サービス導入の是非をしっかりと検討するようにしましょう。

電子契約サービスを提供する会社は各社、様々なプランやサービスを提供しています。
御社に必要な機能はどういったものなのか、どこのサービスを導入すれば御社の抱える課題を解決することが出来るのかを検討し、ぜひ御社にぴったりの電子契約サービスを探してみてください。

今回ご紹介したように各種ツールやサービス導入の際の選定、サイト制作の際の制作会社の選定などにあたってはどういった基準で選べばいいのか迷うことも多いですよね。
下記の記事ではWeb制作会社の選び方について全8回に渡って詳しくご紹介しています。ぜひご参照ください。

Web制作会社の選び方【第1回】Web制作の基礎知識


株式会社SERENDECはお客様の課題、目的、運営状況を把握した上で、オーダメイド型の最適なサービスをご提供いたします。
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