WORKS

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お問い合わせフォームへの入力情報を
Googleスプレッドシートに自動反映

依頼内容

Webサイトのお問い合わせフォームの内容を、
エクセルやGoogleスプレッドシートに転記するのが面倒なのでなんとかしたい。

カテゴリー CMSカスタマイズ、Web制作
企業情報 BtoB企業

概要(課題・ご要望)

~お問い合わせ対応の進捗を簡易・効率的に管理したい~

お問い合わせ内容のログ管理の方法は会社によって様々かと思います。
お問い合わせの件数によって、効率的な管理の仕方は全く異なります。
一般的にお問い合わせフォームから送信された内容は、「管理者へのメール」と「サーバー上のcsv」に保存されます。

サーバー上にcsvを保存するのはセキュリティ上このましくないとの判断で、保存しない会社も有ります。
また、お問い合わせデータをcsvで保存していたとしても、ダウンロードするのに手間が掛かってしまいます。
(実際にはダウンロードページを設ければ、FTP接続する必要もなくそこまで手間はありません。もちろん、ダウンロードページにはIP制限などのセキュリティ対策は必須となります。)

課題

今回はそこまで多くないけれど(週に数件程度)お問い合わせ対応の進捗管理を簡易・効率的に管理したいという要望のお客様でした。
  • 管理者へのメールは、データが一つ一つが独立していて、一元管理や進捗管理には向いていません。あくまで、お問い合わせ内容確認程度です。
  • csvデータをダウンロードして進捗を記載した内容を別で管理するか、その都度ファイルを照合、マージ(一つにまとめる)などの作業が必要になってしまいます。

対応策

~お問い合わせ内容をスプレッドシートに自動記載~

週に数件程度ですが、ちょっとしたメモを入れるなどして効率的に管理する為に 「お問い合わせ内容をスプレッドシートに自動記載」という方法をご提案いたしました。
(もっと件数が多く、本格的な管理の場合は別の方法をお勧めします)
GoogleアカウントとWebサイト(CMS:ワードプレス)を連携させて、 Webサイト経由のお問い合わせ内容を自動でスプレッドシートに記載されるようにいたしました。

ポイント

  • 対応履歴などのメモを入力可能
  • メモ書きしたスプレッドシートに追記される形式で、新しいお問い合わせ内容が自動で記載される。
    (csvダウンロードでは上記の対応が実現出来ません)

成果

~ ルーチン業務はとにかく自動化、効率化 ~

すごくちょっとしたカスタマイズであり、無くてもなんとかなることではありますが・・ 一回一回の作業はたいした時間ではないですが、お問い合わせの対応というのはルーチン業務で常に発生します。
そのため、長期的視野で考えると大きな効果があります。


弊社は「ルーチン業務はとにかく自動化、効率化」という方針なので スプレッドシートとお問い合わせの連携は実装しています。
その他にはマクロの有効活用やテンプレート化など色々と工夫を行って業務を行っています。


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