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テレワーク(リモートワーク)を5年以上続けているからこそわかる、在宅勤務を続けるポイントとメリット・デメリット

テレワーク(リモートワーク)を5年以上続けているからこそわかる、在宅勤務を続けるポイントとメリット・デメリット

新型コロナの感染拡大に伴う、テレワークの急速な普及

新型コロナの影響で、ここ1~2カ月の間(2020年2月~3月)で一気にテレワークが普及しています。

当初は予めテレワークを想定していた企業が始めていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大とともに、テレワークなど考えていなかった企業が否応なしに対応せざるを得なくなり、一気に広がっているようです。
ある意味、外部要因による強制的な「働き方改革」ですね。

もちろん、接客業や現場作業が必要な業種は「テレワークが不可能」ですが、そうではない主に「オフィスワークをメインとする職種」でテレワーク、リモートワークを導入が進んでいます。




言葉の定義(テレワーク、リモートワーク、在宅勤務、自宅勤務)

そもそもですが・・「テレワーク」、「リモートワーク」、「在宅勤務」、「自宅勤務」などなど・・様々な名称がありますが違いはなんなのか・・少し気になりますよね。

個人的な感覚としては、一昔前(5~6年くらい)は「在宅で出来るお仕事」とか「在宅勤務」という使われ方の方が多い気がしていました。

「在宅で出来る会社や仕事をを探しています」という方はよくいましたが、「テレワーク出来る会社を探しています」という言い方はあまり聞いたことがなかったので。

そこで調べてみました。グーグル様のお力をお借りします。グーグルトレンドです。

過去5年間と、直近1年間の「テレワーク」、「リモートワーク」、「在宅勤務」、「自宅勤務」の検索需要の推移です。
(グーグルで指定キーワードによる検索された回数の推移が調べられます)

検索キーワード


過去5年間の「テレワーク」、「リモートワーク」、「在宅勤務」、「自宅勤務」の検索需要の推移

過去5年間の「テレワーク」、「リモートワーク」、「在宅勤務」、「自宅勤務」の検索需要の推移

過去1年間の「テレワーク」、「リモートワーク」、「在宅勤務」、「自宅勤務」の検索需要の推移

過去1年間の「テレワーク」、「リモートワーク」、「在宅勤務」、「自宅勤務」の検索需要の推移


直近ではテレワークが一番なんですね!

テレワーク >>> 在宅勤務、在宅ワーク > リモートワーク >>自宅勤務

過去5年をみると「在宅ワーク」が一番ですね。
「在宅ワーク」は副業や業務委託などの意味合いも含まれていそうなので、需要が多かったのかもしれません。

念のため、ここで言葉の意味を確認します。


テレワークとは
 
「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語

引用元:日本テレワーク協会

テレワークの一つに「在宅勤務」や「自宅勤務」、あるいは「サテライトオフィス」や「コワーキングスペース」、「喫茶店などで働くノマドワーク」があるということですね。

懐かしいですね(笑)「ノマドワーク」。一時期流行りましたね。
今やスタバでMACでドヤるのは定着しましたね。(私はどちらかといえばルノワールの方が落ち着きます。)

テレワークとは




弊社の紹介

一応、この記事のみ閲覧する方もいるかと思いますので弊社の紹介をしておきます。

弊社は10人以下の小さな会社ですので、数千人規模の会社の方には参考にならない部分もあるかとは思います。

ただ、本質的な部分は規模の大小に関わらず通じる部分もあるはずですし、小規模な会社に方にとってはドンピシャで参考になる箇所があるはずです。

これから本格的にリモートワーク、在宅勤務を推進していきたいご担当者や経営者に少しでも参考になればと思います。

会社概要

WebサイトやCMS構築、ECサイトの制作、開発、運営業務やWebマーケティング支援を行っています。

詳しくはこちらをご覧ください。


いつからテレワーク、在宅勤務を始めたか

弊社の創業は2014年1月になり、スタッフを雇うようになったのは2015年からです。

そして、2015年の後半あたりから、試験的に月に数回のテレワーク、在宅勤務を始めました。

セキュリティの対策もあるので、正確には自宅で仕事をする「在宅勤務」になりますね。

コーワキングスペースや喫茶店、ドヤるためのスタバでお仕事などの「リモートワーク」は認めず、あくまで「在宅勤務」として始めました。(今でも基本的には「在宅勤務」です)


なぜ在宅勤務を始めたか

すごく端的に言ってしまうと、「合理的」「効率的」ですね。

  • 通勤時間も掛からない
  • 交通費も掛からない
  • 事務所のスペースも要らない
  • プライベートの時間を有効活用できる
  • 採用活動にも有利

などなど。メリットが大きかったからです。(もちろんデメリットと考えられることもありますが、そのあたりは後ほど見解を記載いたします)

テレワーク、在宅勤務のメリットと考え方に関してはこちらもご参照ください。


現在もテレワーク、在宅勤務は続けています

2015年から開始して、2020年現在も在宅勤務は続けています。

以前は、「出社50%、在宅勤務50%」という時もありましたが、徐々に在宅勤務がメインとなり、今は年に数回しか出社しないスタッフもいます。

(*業務内容によっては出社が必須になることもあるので、その時は会社に出勤していただいています)

年々、出社の比率が下がって在宅勤務がメインとなってきています。

在宅勤務ならではの問題、課題なども数多くありましたが、メリットに比べれば・・ということで、工夫を重ねて乗り越えてきています。(とはいえ、まだまだの部分もありますが)

在宅メインになってから、都内から自然が豊かなエリアへ引越した方もいます。(ちょっと羨ましいですね)

※2017年には就業規則にも「在宅勤務の心得」として、在宅勤務の行う上での決まり、規定を記載して、採用時に説明しています。
在宅勤務向けの社内ルールは必要になりますからね。
弊社ではPマークも取得しているので、個人情報の取り扱いも含めてしっかりと説明しています。



テレワーク、在宅勤務のメリットとデメリット

在宅勤務のメリット

会社へ出勤せずに自宅で仕事をする在宅勤務のメリットは、主に以下になります。


<働く側(スタッフ目線)から見たメリット>
  • 働くスタッフにとっては、通勤時間がなくなり余暇時間が増える
  • (通勤時間は給与発生しないので)純粋に働いた分だけ給与が貰える
  • モチベーションの向上
  • 女性はお化粧をしなくてよい
  • 休憩時間に家事をこなせる


<会社側から見たメリット>
  • オフィスが広くなくてもなんとかなる(固定費削減)
  • 交通費も少なくなる
  • 通常なら通勤時間にあたる時間も仕事にあててもらい、手伝ってもらえる(繁忙期に限りますが)
  • 採用活動にも有利に働く

働く側からすると、例えば通勤片道1時間とすると、往復2時間。

8時間勤務として、8(労働時間)+2(通勤時間)=10時間費やして8時間分の給与なんですよね。
仕事のために使っている時間のうちの2割は無駄なんです。

(通勤時間に耳から勉強、もしくは読書するなどして無駄にしていない、という意見もあるとは思いますが、在宅勤務であればもちろん勉強や読書も当たり前にできますので)


在宅勤務のデメリット

会社へ出勤せずに自宅で仕事をする在宅勤務のデメリットは、主に以下になります。


<働く側(スタッフ目線)から見たデメリット>
  • コミュニケーションがとりづらい
  • 働く環境が会社より悪い可能性あり(人によりけり)
  • 小さな子供がいる場合は仕事部屋がないと、集中出来ない
    (よく「憧れリモートワーク特集」というような求人広告で子供と一緒に仕事をしている写真がありますが、お子さんのいるスタッフ曰く、実際はあんな風にはなりません・・とのこと)
  • 「運動不足」になる!
  • 雑談不足で孤独を感じる可能性あり (個人の性格によりますが・・)
  • 通信環境が整っている必要がある
  • テキストベースのやりとりが出社時より増えるので、文章が下手な人は困る(タイピングが遅い方はその時点でアウトですね・・)
  • 業務の成果が明確になるのでサボれない? 仕事出来ない人が困る
  • ある程度のスキル、自己解決能力が必須になるので、新人さんは大変かも
    (OJTが機能しづらい。もちろん工夫次第でどうにかなりますが)


<会社側から見たデメリット>
  • セキュリティ対策が必須となる
  • 設備やデバイス器機の管理が必要
  • 業務マネージメントをしっかりと行う必要がある
    (意思疎通が出社時と変わってくるので注意する必要あり)
  • 「とりあえず会議」の文化だと面倒なことが多く発生する。文書主義が必要。
    (本当に必要な時のみ直接会って会議をするのがよいのでは・・とは思いますが・・)
  • ”デジタル家賃”が発生する。在宅業務で必要なクラウドサービスを活用することが多くなるので、その分の月額利用料が掛かる。勝手のその費用のことを「デジタル家賃」と読んでいます(笑)
    (とはいえ、交通費に比べたら安いと思います)

正直、デメリットやリモートワークのための準備は会社の規模(人数)によって大きく変わると思います。
少人数の会社でしたら比較的簡易に進められるはずです。

 

経営者の考え方、ITリテラシー次第ですけどね。

規模が大きい会社はそれなりの準備を行ったうえで進めていく必要がありそうですね。

在宅勤務を行う弊社スタッフの感想を掲載しています。ぜひご覧ください。

在宅ワーク(在宅勤務)の感想

実際に子育て中のママさんスタッフのリアルな感想も掲載しております。

仕事と子育てを両立するために ~在宅ワークはどこまで可能か~



テレワーク(リモートワーク)を成功させるための基本マインド、心構え

テレワーク(リモートワーク)を成功させるための基本マインド、心構え

多少の不具合、トラブルは発生します

実際に社内の同じ空間で仕事をしてい訳ではないので、気軽に話しかけられなかったり、Web会議中にネット回線の問題で音が途切れたり、聞こえなくなることもあります。

利用しているツールの調子やPCの調子が悪く声が聞こえない場合はPCの再起動を行ったり。

特に慣れないうちは。

例えば、オンライン会議をするときにGoogleハングアウトの調子が悪ければ、Wherebyやスカイプ、チャットワークライブ、などなど代替手段を利用してその時使えるものを活用する。

ここで、ハングアウトの設定を確認したり、再接続などを何度もしても改善しないときに、ムキになって何とかしてしまおうとすると、数十分かかってしまうこともあります。

そんなときはサクッと他のツールを代用することも大事です。
(その後、グーグルハングアウトを再度試すと問題なかったりするときもあります)

そういった小さなプチトラブルは決して珍しくなく、多少は発生します。

それを「実際に対面の会議だとこのようなことは起きないから、やはり対面で打ち合わせをすべき! だからオンラインなんて駄目なんだ!」となってしまうと進歩はありません。

トラブルがあってもせいぜい5分、10分程度のことです。

対面の打ち合わせとなると、移動時間は5分、10分では済まないことの方が多いはずです。片道30分だったとしても往復で1時間になります。少額とはいえ交通費も掛かります。

それらのデメリットと比べてみれば、多少のトラブルも許容できるようになります。まあ、仕方ないなと。

プチトラブルを気にしすぎるあまり、その小さなトラブルを回避しようとしてより大きなデメリットをとってしまっては本末転倒です。
そんな判断を下さないためにも、そういったトラブル・不具合が発生したときの解決策や代替手段を複数もっておくことが大切です。


まずは沢山試してみること、そのうえで改善案を考え経験を積むこと。もしくは詳しい方に教えてもらう。
いきなり全てが上手くいくなんてことは有りませんからね。

デジタル家賃、クラウドサービスの利用料は掛かります

リモートワーク、テレワークを実現するのに欠かせないのが各種のクラウドサービスです。

  • webメール(Gmail)
  • スラックやチャットワークなどのチャットツール
  • ドロップボックスやBOX、シュガーシンクなどのオンラインストレージ
  • oogleハングアウトやZOOM,スカイプなどのweb通話ツール
  • グーグルカレンダーのようなオンラインのスケジュールカレンダー


など、上記のように多数のクラウドサービスがあります。

これらのサービスはリモートワーク、在宅勤務を行う上では必須となりますが、多くは月額の利用料が発生します。

どれも、1カ月に数百円~数千円というかんじで一つひとつは大きな金額ではないですが、人数が多い企業であったり、多くのサービスを利用していると月額の固定費は増えていきます。

固定費は増やしたくない・・というのは痛いほど理解しています。

しかし、これらのツールを使うことで便利になり、作業効率が上がるのであれば、「固定費ではなく投資」という概念で新しい有料ツールを積極的に利用することをおすすめいたします。

こういった便利なツールを使わないことで、数十分なり数時間のロスが発生するのであれば利用してしまった方がよい、という考えです。

(これらのツールを使うことで通勤時間が不要になるテレワークが実現するのであれば、問題なく元をとれますからね)

私はこういって在宅勤務の為に必要な環境や設備投資はクラウドやデジタル、オンライン上で便利に活動するための必要コストを、実際のリアルな不動産に支払う家賃の対の概念として「デジタル家賃」 (クラウド家賃でもよいのですが)と考えています。

「デジタル家賃」はある程度は仕方ないということで、便利そうな新しいツールは積極的に試していき、継続して使っているものが多いです。

実際に会社に出社すると、大きな執務スペースのための家賃(リアル家賃)と交通費が発生します。オフィスの家賃や働いている方の交通費と比べれば、デジタル家賃は安いものです。

★ちなみに・・

試してみてあまり使い勝手がよくなかったり、工夫次第で不要になるものは、毎月月末など定期的に見直して解約するかどうかを検討することをおすすめします。

昨今の「サブスク」ブームで便利なサービスが多くなってきていますが、解約だけ妙に面倒くさいというサービスは多いです。(大手ほどその傾向がありますね・・)

登録はウェブからOKなのに、解約は「印鑑&書類送付が必須」だったり、管理画面(マイページ)に解約のリンクは記載が全くない(お問い合わせから解約したい、と伝えないと手順を教えてくれない)ということがよくありますので、そのあたりもふまえ事前にどのように解約するかも把握しておくと良いです。


成果に対してシビアになります

テレワーク、在宅勤務を取り入れているとよく聞かれる質問が
「スタッフの方はサボりませんか?」
「ちゃんと働いているか分からなくないですか?」
などです。

1番大事なのは、まずは信頼関係です。働いている方を信頼できるか、信用しているか。

とはいえ、信頼しているのですべて任せっきり、放任というわけにもいきません。

業務、成果の確認が必須となり、組織としてのマネージメント力や業務の仕組化が行われていないとトラブルが発生する可能性が高いです。

偉そうに語っている弊社も、すべて最初から上手く進んでいるわけではなく、紆余曲折を経て今に至っています。

テレワークの場合、「何時間働いたか」よりも、「何をしたか(どんな成果物があるか)」が嫌でも明確になってきます。

そうなると、長時間働いているわりに、今日の成果物は・・ということで確認すると全く進んでいない、といことも発生します。

(究極、テレワークだろうが出社して働こうが変わりないですが)

「マネージメントの仕方」や「業務の進め方、進捗確認」といった根幹となる部分をしっかりと固めておかないと、時間は掛けているのに成果が出ないということになります。

出社していると、目の前でPCに向かっていると(例え何も進捗がなくても)「仕事している感」が伝わってくることがありますが、テレワーク、在宅勤務だと「成果物がない=なにやっていたの?」状態になってしまいます。

もちろん、サボっていたわけではなく純粋に実力不足だったりトラブルがあったとしても、そのあたりをうまく共有する仕組みがない限り、「成果物がない=さぼっている??」となりかねません。

そのため、仕事が遅い人や実は大したことをしていない人(笑)には厳しくなってしまいますが、これは仕方のないことです。

ちなみに、弊社では業務時間に対して成果物が少ない、クオリティが低かったりした場合は、もちろん怒ったり怒鳴ったりなどせずに(いまだにそのような会社は多いようですが・・)、「なぜ時間が掛かってしまったのか?」「どのあたりが大変だったか、うまくいかなかったか?」などをしっかりとヒアリングして今後に活かします。

そこを解決すれば次回からはもっとよくなる、ということですからね。

(このあたりの業務の進め方、確認の仕方は長くなるのでまた機会があれば記事にいたします)


在宅勤務、テレワーク向けの就業規則を決める

「在宅勤務=好きな時間に好きなだけ仕事が出来る」という勘違いをしてしまう方も過去にいました。それは業務委託ですよ・・と説明はしましたが。

そのため、弊社では3年ほど前に在宅勤務の規定を就業規則として作成しました。

  • セキュリティーに関して
  • 就業場所に関して
  • 業務報告に関して
  • 業務時間とスケジュールに関して

などなど・・

このようなことをテレワーク、在宅勤務を実施する前に規定しておくとよりスムーズに進められるはずです。

とはいえ、新型コロナウイルスの感染拡大防止の為に、急遽テレワークを導入しようとしている会社では就業規則の作成までは間に合わないかもしれません。

その場合は、上記にあるような最低限のことでも事前に周知して、実際に在宅勤務を導入した上で発生したトラブルなどをもとに、規定を充実させていくしかないですね。

まさに、「走りながら考える」でやってみないと分からないことは多いですからね。

「ちゃんと用意出来たら始めよう」だと、いつになっても用意されずに、ずるずるいきますので・・

そういったことも含めて、多少のトラブルや課題は発生するものという前提で、そのトラブルや課題を都度解決していくことで、現実的な仕組みになっていきます。

まずはテレワーク、在宅勤務を導入してやってみましょう! という感じですね(⌒∇⌒)




最終的にはトップ、経営者の判断が大事

コロナウイルスの感染拡大、緊急事態宣言がされるなど、このような状況でリモートワーク、在宅勤務の導入が中々進まない企業もあるようです。

「こんな時だから、社内会議はWeb会議システムで対応しましょう」
という考え方と
「こんな時だからこそ、お互い顔を合わせ、膝と膝をつけあわせて話し合うことで団結力を高めよう」
という、冗談のような話も聞きました。

こればっかりは、その方々の価値観次第です。

会社でいえば経営層などのTOPの考え方、価値観次第です。

もちろん、実際に同じ空間で、お互いが見えるなかでお話ししたほうが、情報量も多いのでそれに越したことはありません。

通常時(感染防止、緊急事態宣言ではない時)の打ち合わせにもいえることですが、毎回会って話さなくてもよい内容のことも多々あります。

打ち合わせ、会議の目的に応じて、オンライン会議で十分なのか、実際に会って話した方がよいのか・・を吟味する必要があります。

私の率直な感想としては、ほとんどの打ち合わせはオンラインで事足ります。

膝と膝をつけ合わす必要は、めったなことではありません。

一度も実際にお会いしたことがなくても、数百万円以上のお取引をしているお客様もいます。

一度も直接お会いしたことはないですが、5年以上で継続して業務をお願いしているパートナーさんもいます。

とはいえ・・実際に発注する企業、会社がどんなところにあり、どんなスタッフがいて、どんな雰囲気なのかを確認したい、という気持ちはとてもよくわかります。

中には、「顔出し通話もNG、電話もNG、住所も伝えたくないけど仕事ください!」という方がいますが・・

そのような方は論外として、会社の情報や実績がしっかりあり、あとは実際にやりとりをしてみて、問題なさそうであれば続けてみるという考えでもよいのでは、と思います。

ちょっと話がそれましたが・・

大事なのは話し合いによって何を決めるかであって、Web会議だろうが、直接だろうが、どのような方法は何でも良いのかと思います。

その時に最適な方法を選びましょう・・ですね。




リモートワーク、在宅勤務におすすめのツール一覧

データ共有

データがクラウドにあれば、どこからでもアクセス出来ますからね。テレワークには必須です。

【例】ドロップボックス、グーグルドライブ、シュガーシンク、BOX など。

チャット

未だにメールをメインの連絡手段としている会社は、本気で業務効率化を見直した方がよいです・・

【例】スラック、チャットワーク など。

テレビ会議、web会議

テレワークには欠かせない会議システム。まあ、なるべく会議をしなくてもよい仕事の仕方を考えることも重要ですが、話した方が早いことは沢山ありますからね。

【例】グーグルMeet、ZOOM、スカイプ、Whereby、チャットワークライブ など。

 
プロジェクト管理ツール

メールだけでタスクのやりとりをしていると、必ず業務が破綻します(笑)

「あれ、あの件はどうなったっけ? たしか以前メールで送ってもらていたような・・見つからないな・・」といった感じで。テレワーク、在宅勤務などの働き方以前に、業務を効率的に進めるには必須ですね。

【例】バックログ、Wrike、asena、レッドマイン など。

VPN

部屋やオフィスの回線工事をして、固定IP回線契約をしなくては・・と考えている方もいますが、手軽に接続できるものがありますので活用してください。

【例】インターリンク など。

電話転送サービス

電話番のためだけにアルバイトさんを雇う必要はありません。 営業電話も沢山きますしね。

【例】ボイスワープ、MOT/TEL電話転送サービス など。

IP電話

携帯電話の通話料を会社負担できればよいですが・・その手続きが面倒という場合は、インターネットを使って固定電話のようにパソコンから通話できるサービスがあります。

まあ、ほとんどハングアウトやZOOMのようなオンライン会議システムを使えばよいのですが、相手方の携帯電話に連絡したいときなどの便利です。

【例】Call Connect、050プラス、SmarTalk など。

定番ソフト、クラウドサービス

スプレッドシートやエバーノートなどは利用している方が多いと思いますが、便利なものが沢山あるので、色々と調べて試してみることをおすすめします。

【例】グーグルスプレッドシート、グーグルドキュメント、エバーノート など。



ツールを使いこなすITリテラシーが大事

沢山の便利ツールを紹介させていただきました。

どれも最初は慣れなかったり、使い方が良くわからず時間が掛かることがあります。

しかし、FAXよりもメールの方が便利なので、皆さんメールを利用するようになりました。いまではメールよりもチャットが便利なので、そちらに移行している企業が多いです。

そこで、良くわからないから・・といって導入しなかったり、途中で諦めてしまうと最新のツールを使いこなしている企業との差が広がります。

今後ますますITリテラシーの差による、企業間格差が広がるはずです。

とくに経営陣のITリテラシーですね。

この機会に、一向にIT化、効率化を進める気がない組織に所属している方は、導入を進める、もしくは今後の将来を本気で考えたほうがよいですね。特に若い方は。

試しに、転職エージェントにでも登録して現実の自分の市場価値の確認と、このまま今の組織と心中するのか・・を考えてみる良い機会にしてみてもよいかもですね。

こんな時ですら、何かと理由をつけてリモートワーク移行を渋ったり、IT化を進めない会社が今後変わるとは思えないですからね。

東京都であればリモートワーク助成金という制度もありますしね。むしろチャンスですよね、今は。

事業継続緊急対策(テレワーク)助成金








業務改善、PDCAを回していきましょう

便利なツールやサービスを常に探して試してみて、業務での活用の仕方を考えていく。

結局はこれにつきますよね。

工夫してみても、駄目なら辞めて他のツールに乗り換えればよいだけですからね。


そして、将来に不安のある組織にしがみつくのか、その組織を自分の力で変えて見せるのか・・良い機会なので真剣に考えてみることをお勧めします。



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