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Web制作会社への「発注までの流れと契約内容」 【第6回】Web制作会社の選び方

Web制作 発注までの流れ

Webサイトの制作に限らず、クライアントと請負会社の双方をトラブルから避けるために重要なのが契約書です。

重要であることがわかっていても、Web制作を依頼するのが初めての場合は、契約までの流れや制作の進め方、契約書の内容のチェックポイントがわからず戸惑うかもしれません。

大まかな部分は同じですが、Web制作会社によって進め方が異なることもあります。
かなり細かく対応してくれる会社から、そうでない場合まで。もちろん費用との兼ね合いになるのでどれが良い、悪いではありません。

そこで今回は、一般的な「Webサイト制作を依頼した際の発注(契約)までの流れと実例」を紹介します。

Web制作会社の選び方の記事一覧はこちらです。

Web制作会社の選び方 記事一覧
Web制作会社の選び方【第1回】Web制作の基礎知識


Web制作発注までの流れ

お問い合わせ

まずは、案件についてWeb制作会社にメールや電話でお問い合わせをします。
お問い合わせでは、その段階で決定しているWebサイトの依頼内容や希望などを伝え、ヒアリングの日程調整を行います。

上記がよくあるパターンではありますが、実際は「概算費用やスケジュール感、実現の可否」など概要やざっくりとしたものを伝えて、問題ない場合は詳細な打合せに進むと効率的になります。

1社ごとに丁寧に打ち合わせをするよりも、まずは大きなフィルターで絞り込んでいくイメージです。


ヒアリング

ヒアリングでは、顔を合わせて打ち合わせをすることがほとんどです。
ここでは主に、Webサイトの目的や機能、希望のイメージ、予算などの詳細をWeb制作会社に伝えます。

ヒアリングで伝えた内容をもとにWeb制作会社が提案を行いますので、自社の作りたいサイトの目的、サービスの強み、特長、ターゲットユーザーを明確にしておくと良いです。(提案はなく、予め用意してある数種類のテンプレートパターンから選んでください、という会社もあります。)

また、自社のWebサイトに使用したいデザインの好みやイメージ、苦手なデザインを伝えましょう。


調査(リサーチ)

ヒアリングの内容から、Web制作会社が「必要なページ」「ユーザーに検索されるキーワード」などを調査してくれます。
また、競合他社の情報やそのWebサイトの内容なども調査することで、よりユーザー目線で成果につながるWebサイトを制作することが可能になります。


マインドマップ作成

マインドマップは、一つのキーワードから放射状に連想する内容を記載していく手法です。
Webサイト作成の際も、必要な情報に漏れがないよう連想されるワードや物事を記載し、情報を集めます。

マインドマップ 例

Webマーケティングや集客を得意としている会社はこのあたりのリサーチも行ってくれますが、デザインや制作に特化している会社の場合は省略する場合もあります。

その場合は、「現サイトの内容と構成で新しいデザインにしますね、追加や変更したコンテンツがあれば教えてください」という感じで、既存のWebサイトコンテンツをベースに新しいデザイン、システムで作り直す。という形式も多いです。


ディレクトリマップを作成

ヒアリングの内容と調査結果をもとに、マインドマップやディレクトリマップが作成されます。

ディレクトリマップ

ディレクトリマップは、Web制作する際に構成される全ページとその内容を一覧化したものです。
ディレクトリマップを作成しておくことで、コンテンツがどのカテゴリに存在し、必要・不要なページがないかなどが一目でわかります。

ディレクトリマップ 例


企画書・提案書作成

調査結果やマインドマップなどをもとに企画書(提案書)が作成されます。
案件によってはラフデザインを用意する場合もあります。

企画書、提案書は企業により内容は様々です。
予算重視の場合はとくに気にしなくてもよいかもしれませんが・・しっかりと費用対効果の高いWebサイトを制作したい場合は、「どのようなコンセプト、戦略」でサイト制作をしていくのかを確認するためにも、しっかりと吟味することをおすすめいたします。


ラフデザインに関して

デザインを比べるのは楽しいです(笑)
ただ、多くの場合webデザインは商用デザインであり、何らかの目的達成のための手段の一つです。

担当者ご自身の好みだけで決めないように、しっかりと見定める必要もあります。

Web制作会社の選び方 デザイン比較

そして、Webのデザインをつくるのは実は非常に工数、時間がかかります。

  • 想定するユーザー層
  • サービス、企業の特長や強み
  • 掲載するコンテンツ
  • そのコンテンツの優先順位
  • ユーザービリティ
  • SEO対策
  • CI(コーポレートアイデンティティ)やブランディング

Web制作の現場にいないとつい簡単に出来ると考えがちですが上記のようなものなどなど・・考慮すべきものは多数あり、それらを総合的に考えてWebデザインを行います。

とりあえず、「ラフを何案か見たいな~」のような軽いノリで依頼してしまうとテンプレートのようなデザインを提示されてしまったり、腕のある忙しいWeb制作会社にはそっぽをむかれてしまったりします。

それらを踏まえて、しっかりと発注する側もしっかりと要件や目的、予算や納期、要望などをしっかりと明示したうえで、「Webデザインのコンペや比較検討」を行うことをおすすめします。

Web制作のコンペ・相見積についてはこちらを参考にしてください。

Web制作 コンペと相見積もり
Web制作のコンペ・相見積のメリットデメリット【第5回】Web制作会社の選び方


提案書の内容確認

作成した提案書を確認し、内容に納得できれば見積もり発行、制作に進みます。
提案書の内容で疑問点やここは思っているのと違うな~という点があれば、相談のうえ変更することもできます。


見積書作成

作成された見積書は、自分たちの思っている予算に合っているか、作業内容に追加がないか、不必要な作業がないか、納期、ランニングコストなどがチェックポイントです。

また、見積もりと実際の請求との誤差が生まれるとしたら、どの部分かなども聞いておくことが重要です。

見積もりの内容を確認後、正式な発注(契約)へと続きます。
契約の際は、Web制作会社によっては着手金がかかる場合があります。支払いのタイミングが会社ごとに違いますので、事前に確認しておきましょう。

コンテンツの内容が確定していない場合は、「オプションも含めてこのようなことをする場合はこれくらいの予算感」というのを事前に確認しておくとよいです。
とりあえず掲載コンテンツや内容が確定していない時点で予算を決めないといけない場合は、あらかじめバッファをもった多めの予算になってしまったり、あとから「こんな感じで作成したい」とお願いしても断られてしまってトラブルになることがある為です。



制作費用支払いのタイミング

Web制作会社が制作費を請求するタイミングは大きく5つに分けられます。

制作費支払いのタイミングは見積もり時点でWeb制作会社から支払いのタイミングについて説明があるのが普通です。 もし説明が漏れているようでしたら、正式な依頼をする前に確認することが重要です。


1.納品後に全額払い

Webサイトが完成・公開した後に請求書が発行され全額を支払う方法です。
依頼者側からするとすべての工程が完了して内容を確認してからの支払いですので、安心できる方法といえます。

しかし、長期間の開発となる場合は、Web制作会社側ともリスクが高くなってしまいます。 そのため、着手金を設定している会社もあります。
制作工程が順調だとしても、クライアント側の依頼変更やチェックなどに時間がかかるなどの理由でスケジュールに遅れが出た際、経営の視点で入金が遅れるというデメリットや、稀に入金を行わずにトラブルに発展することもある為です。


2.契約時に着手金、納品後に残金支払い

契約書を交わしたときに「前金として制作費用の総額の〇〇%、納品後に残金をお支払い」というスタイルです。

Web業界では、

  • 「制作完了後にクライアントが何らかの理由で支払いをしない」
  • 「クライアント側の都合で製作途中にキャンセル(もしくは音信不通)」

といったトラブルが残念ながら発生しています。(Web業界に限ったことではないかもしれませんが・・)

この支払方法は、このような制作費未払いのトラブルを最小限に抑えることができるためWeb制作会社の多くが採用しています。


3.全額前金

クライアント側としては一番抵抗を感じる支払い方法かとは思いますが・・、全額前払いです。

一部の格安Web制作会社などで採用されていることもありますが、依頼主に対して不利であることから採用されている会社は非常に少ないです。


4.分割払い・リース契約

カードやカード会社を通して分割払いであれば問題ないですが、リース契約と謳って5年60回払いで総額300万円とか500万円という内容は非常に注意が必要です。

実際は20~40万円程度の制作費で実現可能なテンプレートを流用したサイトやシステムを言葉巧みに「月額数万円でホームページがつくれますよ」と営業を掛けてくるケースです。
本当に支払い総額に見合った内容をリースや分割で支払うのであれば問題ないですが、だいたいはそうでなく、安価の内容のものが高額になっているだけ・・というパターンが多いです。 

Webサイトのリースに関しての関連ページはこちら

Webサイト制作の方法(システム、ツールの特徴と比較)
SERENDEC|料金に関するご質問


5.その他(フェーズごとの分割お支払い)

着手前と納品後の2回に分けるのではなく、制作の工程の途中で複数回の支払いを挟むスタイルのWeb制作会社もあります。
特に開発期間が長期にわたる場合はこのような支払い方法は珍しくはありません。



Web制作会社との契約の内容

Web制作会社の選び方 契約書の内容

Web制作を依頼する際には、主に「請負契約書または業務委託契約書」と「機密保持契約(NDA)」の2つの契約書を締結します。


1. 請負契約書または業務委託契約書

業務委託契約は、クライアントがWeb制作会社に業務の委託をし、Web制作会社がこれを承諾することで成立します。
請負契約は、Web制作会社が仕事の完成を約束し、クライアントが業務結果(納品物)に対して報酬を支払うものです。

業務の内容や納品物によって契約書は違ってきます。 契約書の内容は隅々まで確認してから契約を交わしましょう。


契約書のチェック項目

・■Webサイトの仕様(内容、ページ数など)
Webサイトの内容(コンテンツやCMS)やページ数に提案時と相違がないか、ページ数の増減についての規定などをチェックします。

・作業範囲
主にどこまで制作するか、どこまで対応するかという作業範囲です。
横文字で「スコープ(範囲)」と呼ばれていたりします。ちょっとカッコイイ感じがしますからね、「スコープは? どこまで」的な(笑)


スコープ(Scope)は「範囲」の意味。プロジェクトの内容の範囲を定義したもの指す。限られたリソースと期間内にプロジェクトの目的を達成するために、関係者全員と共通認識をもってスコープを決定する。

引用:スコープ | IT用語辞典 | 大塚商会(https://www.otsuka-shokai.co.jp/words/scope.html)

・検収のルールと納品日

検収とは、納品物のチェックをしてOKを出すことを言います。
Web制作は書面や物品と違い、運用してみないとわからないこともあります。 そのためある程度の検収期間を設けていることがほとんどです。

Web制作会社からの契約書内に検収のルールとして、「確認依頼通知送信後〇〇日以内に返信がない場合は承認されたものとします」と記載されています。
これがあまりにも短い期間である場合は、すべてのチェックは非常に難しいため、無理のない日数になっているかチェックしておきましょう。

検収日を含めて、自社の求める公開日程に間に合うスケジュールが組まれているか確認しましょう。

・瑕疵保護(かしほご)

一般的にシステム開発の瑕疵保護期間は1年が多いです。中には半年の会社もあります。
このあたりは事前にしっかりと確認しておきましょう。


瑕疵担保責任(かしたんぽせきにん)とは、売買などの有償契約において,その目的物件に,一般の人では簡単に発見できないような瑕疵 (欠陥) があった場合,売主などの引渡し義務者が,買主などの権利者に対して負わねばならない担保責任のこと。

引用:瑕疵担保責任(かしたんぽせきにん)とは – コトバンク(https://kotobank.jp/word/%E7%91%95%E7%96%B5%E6%8B%85%E4%BF%9D%E8%B2%AC%E4%BB%BB-44291)

・支払い時期

先にも紹介したように支払い時期はWeb制作会社によって異なります。 入金の締め切りも記載してあるはずですので、日程をチェックしておきましょう。

・著作権

Webサイト完成後のデザインデータやプログラムなどのすべての著作権が、自社に帰属されているかチェックが必要です。

Web制作会社によっては、実績として制作会社のWebサイトの記載することはOKという設定されている場合もあります。 諸事情により掲載してほしくない場合は、申し出て協議する必要があります。

・損害賠償

損害の定義と請求額についての記載をチェックします。 請求額は制作費用を上限とすることがメジャーです。


2. 機密保持契約(NDA)

秘密保持契約は主にクライアントから預かった一般に公開されていない情報を利用したり、外部に漏らさせたりしない目的で交わす、管理方法を明確に記載した契約書です。

クライアント側としては、これから公開しようとしている内容を漏らされては、商売に影響が出てしまいます。 そのため、情報を漏らしてしまった場合の対応や損害賠償について機密保持契約で明記しています。



Web制作の依頼方法と制作の進め方

Web制作会社 発注までの流れ

Web制作の依頼方法

初めてのWeb制作依頼の場合、どのように制作会社に依頼をしたらよいのかと不安に思っているかもしれません。
何かの修理を依頼するのと同じく、Web制作へ依頼する場合もまずは「お問い合わせ」をします。

Webサイトを作ることで解決したい問題や目標などは事前にまとめておくことをおすすめします。

事前に準備しておくとよいことはこちらを参考にしてください。

Web制作会社 選ぶ前の準備
Web制作会社を探す前に用意しておきたいこと【第2回】Web制作会社の選び方

Web制作では、請負契約を締結してから納品まで全く音沙汰なしということはあり得ません。 工程ごとに必要な情報や内容の確認を繰り返すことで、より良いWebサイトの構築ができます。

そのためクライアントとWeb制作会社の連絡は密にとる必要があります。


Web制作中の連絡手段

Web制作中の連絡は密にとる必要があるため、その場面に合った連絡方法を使用します。
現在は、より簡単に連絡を取り合うことができるビジネスチャットを利用しているWeb制作会社が多くなってきています。

電話
連絡手段としては、従来通り利用されています。急を要する場合に、すぐに担当者と直接話ができるメリットがあります。
ただし、電話の場合は聞き間違いでのミスがあり得るので、詳細は書類またはメールやチャットなど文章にすることが大切です。

また、担当者が不在であったり他の打ち合わせを行っていたりすると電話に出られないことも多いので、基本はメールやチャットなどのツールを使う方がスムーズな場合が多いです。

電話の方が楽だから・・という気持ちも分かりますが、すべて電話や口頭のみのやりとりですと、言った言わない問題や認識の不一致が起きることがあるので、「口頭(電話や対面打合せ)と文書(メールやチャットなど)をうまく組み合わせて利用する」ことを強くおすすめします。

かのホリエモンは「電話してくる人とは仕事するな」 とまで言い切っていますからね(笑)
引用:堀江貴文氏「電話してくる人とは仕事するな」 | リーダーシップ・教養・資格・スキル | 東洋経済オンライン | 経済ニュースの新基準

たしかに私のまわりだけかもですが、Web業界では「対お客様」以外で電話を使うことは減ってきています。
チャットやメールで予め日時を決めたうえでスカイプやグーグルハングアウト、などのTV電話を通じて会話をすることが多いです。
「本日の13時からスカイプ大丈夫でしょうか??」というように。

とくにデザイナーなどクリエイティブな職種の場合は

  • 「集中力が大事なので、突然の電話に出たくない」
  • 「電話を掛けたら不在、折り返しがきても今度はこちらが電話に出られない・・」

などで不毛なやりとりが続くことも多いので、はじめからチャットや日時を決めた通話をすることが効率的なのかと思います。

もちろん、緊急時は電話を使うことは非常に有効な手段です。

メール
メールは確認するまでにタイムロスが発生する可能性があるので、緊急性のない連絡の場合に向いています。
そして、後述するチャットツールと違いあとから編集が出来ないので、「ログ、証拠」として残すことが出来るのはメリットの一つです。

一方、複数人に確認したい場合は、お互いに返信内容が確認できないため、決定後に周知するなど工夫する必要があります。 そして、メールのやりとりが多くなってくると、タイトルも「Re,Re,Re・・」となり何が何だか分からなくなってしまい、業務効率が落ちることが多いです。

チャットツール(チャットワーク、Slackなど)
近年、ビジネスでもコミュニケーションツールとして利用が広がっているのがチャットです。
メールよりも簡単に、リアルタイムで会話ができるのがチャットツールのメリットです。

メールとは違い、かしこまった文章が必要なくレスポンスがスピーディなため、業務効率化につながります。また、複数人での同時に会話ができるため、相談ごとなどにも向いています。

弊社では、クライアント様にもチャットワークおすすめしてご利用いただいています。

チャットツールのメジャーなものは「チャットワーク」と「スラック」です。
IT業界やITリテラシーが高い方は「スラック」の方が便利かもしれません。

チャットツール slack
slack(https://slack.com/intl/ja-jp/)

しかし、Web制作を依頼される方たちの中にはそうではない方もいらっしゃいます。 弊社では、直感的に分かりやすい「チャットワーク」を使用しています。

チャットツール チャットワーク
Chatwork(https://go.chatwork.com/ja/)

両方使ってみた個人的な感想として、スラックよりチャットワークの方が簡易かな・・と。
そして、スラックはアメリカの会社ですが、チャットワークは日本の会社です。日本人にとって、より使いやすいのはチャットワークのような感覚があります。 (もちろん、ITツールに慣れている方やカスタマイズを沢山したい場合はスラックの方が便利な場合もあります。色々なツールとの連携が出来たり標準でスラックに対応していたりするので)

ビジネスで利用するチャットについてはこちらを参考にしてください。

ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは? 業務効率を上げる便利な使い方


Web制作中の会議

それでは、Web制作中の会議はどのように行うことができるでしょうか。
一般的に会議といえば、日程を決めて会議室を確保し、会場に担当者が集まって行います。 しかし現在は、オンラインで画面を通して会話ができるようになり、それを会議に利用しているWeb制作会社が多くなってきています。

対面打ち合わせ
普通の会議同様、クライアントとWeb制作会社の担当者が対面して打ち合わせをします。

特に最初の打ち合わせは顔を合わせてヒアリングをすることで、口頭で伝えるだけよりも好みや依頼目的を明確に伝えることができます。 また、初めての依頼の場合は、顔を合わせることで安心感も生まれます。

ただし、打ち合わせに来る人数には注意が必要です。

例えば、打ち合わせでWeb制作会社の担当者が3人きたとします。それも人件費として費用に含まれていますので、不必要な人数が打ち合わせに出席していないか、費用にどのくらい影響があるのかを確認しておくと良いです。

スカイプやチャットツールを使用したオンライン会議
クライアントとWeb制作会社の所在地に距離がある場合は、打ち合わせはオンラインで行うことも可能です。

複数人での打ち合わせや、パソコンの画面を共有しながら会話することもできます。

非常に便利で時間の節約につながるので、世の中にもっともっと普及して欲しいと思います。もう当たり前となっている企業も多いと思いますが、やはり対面でないと・・という方や企業は多いです。
もちろん、重要な話や初回などは会って話したい、というのは理解できますけどね。

なんでもかんでも「会って話さないと」「お伺いすること、顔見せするのが仕事だ」という価値観よりも、成果をだしてなんぼという考え方にシフトして欲しいものですね。

bellFace ひらめ筋
ベルフェイス【bellFace】(https://www.youtube.com/watch?v=YxajCmkGooA)


担当者別 Web制作の依頼方法と注意点

例:法人企業

企業の担当者からお問い合わせをいただき、打ち合わせを行います。
担当者がある程度の決定権のある人であれば問題ありませんが、決定権がない場合は都度社内での確認が必要です。 そのため、ゆとりを持った納期設定をおすすめします。

また、依頼者側の社内で詳細が決定していない場合は、後から何度も修正をかけなくてはいけない場合がありますので、事前に決められることは依頼前に準備しておくとスムーズです。

「何を準備すれば良いか、全く分からない!」という場合は下記ページを参照するか、とにかく沢山の会社に聞きまくる(あまり効率的ではないのでおすすめしませんが・・)などして事前準備をしてみてください。

事前準備はこちらを参考にしてください。

Web制作会社 選ぶ前の準備
Web制作会社を探す前に用意しておきたいこと【第2回】Web制作会社の選び方


例:個人商店、個人事業主、小規模会社

個人商店や小規模な会社の場合は、社長が担当者を兼任していることが多いです。 その場合は、決定権を持っているため希望や内容の決定が早いといえます。

一人の意見に偏ってしまう場合がありますので、Web制作会社との打ち合わせを念入りにすると良いです。


Web制作会社に気軽に相談しよう

Web制作依頼に慣れていない方であれば、上記のような内容を隅々までチェックしたり制作の流れを理解したりするのは骨が折れる作業かもしれません。

わからないことがあればWeb制作会社に遠慮なく質問、相談しましょう。 良い会社であれば親身に力になってくれますよ!

Web制作のお悩みがあれば弊社にご相談ください。


Web制作会社の選び方 目次

Web制作会社の選び方TOP
【第1回】Web制作の基礎知識

Web制作会社決定前
【第2回】Web制作会社を探す前に用意しておきたいこと
【第3回】Web制作会社のタイプと特徴
【第4回】タイプ別おすすめの探し方
【第5回】コンペ・相見積のメリットデメリット
Web制作会社の探し方 個別依頼と一括見積サイト どちらが便利?

Web制作会社決定後
【第6回】発注までの流れと契約の内容
【第7回】丸投げ厳禁! Web制作会社への依頼で失敗しない為に発注者が気をつけるポイント
【第8回】Web制作会社に依頼出来ること
※準備中【第9回】Web制作会社からの提案内容と決定について
※準備中【第10回】Web制作の予算と納期



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